Penyusunan Program Kegiatan

Gue udah lama banget nggak posting hal-hal berbau informasi dan pengetahuan. Selama beberapa bulan ini gue cuma nulis apa yang gue rasa, bukan yang gue pikir. Makanya sekarang ini gue mau sharing postingan yang mungkin agak berat, tapi InsyaAllah bisa bermanfaat.

Akhir-akhir ini gue sering dimintain tolong ma Babe buat ngetikin materi pengajaran untuk Kegiatan Pelatihan Kelompok Tani dalam penyusunan proposal/usulan bidang perkebunan Dinas perkebunan Jateng, Kab. Kendal. Kalo gue tanya ke Babe ntu acara apaan, Babe jawab : intinya ngajarin para kelompok tani biar mudeng gimana caranya bikin proposal kegiatan yang bagus dan diACC sama pihak berwenang. Selama ini petani-petani di desa-desa nggak begitu paham sama birokrasi didaerah. Mereka juga nrimo-nrimo aja sama keadaan. Jarang yang mlethik bikin usulan buat memajukan desa mereka. Atau mungkin karena mereka nggak tau gimana caranya minta dana ke pusat. Makanya itu, para kelompok tani diajari bikin proposal yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Ada yang butuh perbaikan jalan produksi, penambahan bibit, pengadaan pupuk, atau sarana irigasi. Semua itu demi majuan desa dan kelancaran produksi tani mereka.

Well, salah satu materi yang aku buat adalah materi tentang Sistematika Penyusunan Program Kegiatan. Cekidot yaw!!!

Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita cita organisasi.

Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi :

• Efisiensi organisasi

Dengan telah dibuatnya suatu program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga waktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.

• Efektifitas organisasi

Keefektifan Organisasi juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka selama itu telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya.

Pembuatan Program kerja adalah suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan berorganisasi. Karena pentingnya program kerja ini, maka perlu diajukan sebuah pertanyaan yang sangat penting, yaitu, Siapakah yang harus membuat program kerja dan kapan program kerja itu dibuat? Program kerja dibuat pada saat Rapat Kerja (Raker) oleh suatu kepengurusan.

Yang harus diperhatikan adalah Rapat Kerja suatu kepengurusan harus dilaksanakan dalam rentang waktu tertentu, seluruh hasil Raker harus diinformasikan kepada seluruh anggota.

Dalam melaksanakan Raker hal yang perhatikan antara lain :

a. Menggali semua informasi permasalahan yang dialami oleh peserta.

b. Identifikasi masalah dengan menguraikan dan memilah-milah permasalahan.

c. Menilai tingkat kegawatan permasalahan yang ada.

d. Mencari alternatif solusi permasalahan yang mungkin dilakukan.

e. Memprioritaskan tindakan yang akan diambil sesuai dengan pertimbangan bobot masalah dan kriteria yang diinginkan.

f. Hasil rumusan tindakan yang dipilih inilah yang disusun dalam bentuk program kerja.

Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk membuat program kerja yang akan dijalankan oleh suatu organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain

1. Latar Belakang Pembentukan Organisasi : Hal ini berkaitan dengan nilai nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi.
2. Sejarah Perjalanan Organisasi : Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini.
3. Visi dan Misi Organisasi : Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda organisasi. Visi (vision) adalah pernyataan yang mendefinsikan sesuatu yang ingin dicapai perusahaan/organisasi di waktu yang akan datang. Visi lebih terkonsentrasi ke masa depan (jangka panjang, future) dan cenderung merupakan pernyataan yang sifatnya strategis. Misi (mission) adalah pernyataan-pernyataan yang mendefinsikan apa yang sedang/akan dilakukan atau ingin dicapai dalam waktu (sangat) dekat atau saat ini. Misi lebih terkonsentrasi ke saat ini dan merupakan target-target yang sifatnya lebih operasional yang mungkin dikaitkan dengan customer, proses-proses dalam organisasi, serta tingkat kinerja yang diinginkan.
4. AD/ART dan Peraturan Organisasi : Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi.

SISTEMATIKA PROGRAM KERJA

Setelah kita paham tentang prasyarat prasyarat dari pembuatan program kerja maka barulah kita membuat program kerja, dalam pembuatan program kerja organisasi maka hal hal minimal yang harus dicantumkan adalah :

1. Nama Kegiatan : Merupakan judul dari suatu kegiatan yang direncanakan
2. Latar Belakang : Merupakan penjelasan dari pertanyaan “Mengapa Program kerja ini perlu dibuat ?“.
3. Tujuan Kegiatan : Berkaitan dengan hal hal yang ingin dicapai setelah melaksanakan program kerja.
4. Sasaran Kegiatan : Berkaitan dengan pelaku serta objek dari kegiatan,biasanya bersifat intern atau Ekstern Organisasi.
5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan : Menjelaskan mengenai tempat dan waktu pelaksanaan dari program kerja yang direncanakan.
6. Anggaran Dana : Menjelaskan tentang besarnya dana yang diperlukan.
7. Penanggungjawab Kegiatan : Berisikan Informasi mengenai nama orang yang memegang tanggung jawab kegiatan.
8. Keterangan : Berisikan tambahan informasi lainnya bila diperlukan.

Hal hal diatas merupakan Informasi minimal yang harus ada dalam suatu program kerja dan informasi lainnya bisa ditambahkan dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas pemahaman seseorang dalam membaca program kerja yang kita buat.

Setelah program kerja yang dibuat disahkan sesuai dengan mekanisme konstitusi organisasi (biasanya dalam raker) barulah program kerja tersebut bisa diimplementasikan dalam kegiatan kegiatan yang telah disetujui. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka perlu dibuatkan suatu kalender kegiatan (Schedule) organisasi yang akanmenggambarkan jadwal/waktu kegiatan dari organisasi.

[bersambung gara-gara dipanggil Babe....]